אם תכננתם נכון את הקמפיין לגיוס תרומות, בשלב הזה רוב ההכנות אמורות להיות סגורות: קריאייטיב, גרפיקה, סרטון (אם יש), חסויות/תרומות תאגידים כבר מתבשלות ויש לכם תמונה ברורה מאוד על גוף השגרירים.ות של הקמפיין כי כך בעצם קבעתן את היעד לגיוס. אז "כל" מה שנשאר לעשות הוא להרים ארוע שגרירים.ות שיזניק את הקמפיין כיאות. איך עושים את זה? מה עושה ארוע שגרירים.ות למוצלח ומה יכול להוריד אותו ביגון שאולה? תמשיכו לקרוא ונענה על השאלות האלו בדיוק!
נושאים עיקריים (לדפדוף מהיר בכתבה)
אתם.ן עובדים.ות כבר חודשיים לפחות על הקמפיין לגיוס התרומות מהציבור, הלשון בחוץ והציפיה (או החרדה) מהזנקת הקמפיין מורגשת ממש. אבל מה שהכי חשוב כרגע זה לוודא שהשגרירים.ות רתומים לקמפיין והמפתח לזה הוא ארוע שגרירים.ות מוצלח.
מה זה ארוע שגרירים.ות?
זה הארוע שמזניק את הקמפיין פורמלית ונוכחים בו כל הדמויות שרתמתן לגייס תרומות באופן אקטיבי. חשוב לציין שההגדרה של שגריר.ה היא דמות שלקחה על עצמה גיוס תרומות דרך עמוד שגריר.ה אישי. מי שלא מגייס.ת תרומות באופן אקטיבי אינו שגריר לפי ההגדרה הזו אבל עדיין יכול לעזור בהפצה וחשיפה של הקמפיין וזה חשוב. אמנם הערב "ארוז" עבור השגרירים אבל בפועל הוא משמש אותנו (צוות ניהול הקמפיין) בשתי מטרות עיקריות:
מטרה 1: לרתום ולהלהיב את כולם כדי שבסוף הארוע גיוס התרומות יתחיל
מטרה 2: ללמד את השגרירים.ות מה תפקידם, איך עושים אותו ואיך משתמשים בפלטפורמת הגיוס הדיגיטלית.
בניגוד למה שחלק חושבים, ארוע הזנקת הקמפיין אינו ערב הוקרת מתנדבים או פעילות תוכן של הארגון- זה ארוע שיווקי לכל דבר ועניין! יש לו אפילו נופך מכירתי אם לוקחים בחשבון שאנחנו "מוכרים" לשגרירים את המוצר כדי שהם "ימכרו" אותו לאחרים.
מה עושה ארוע שגרירים.ות מוצלח?
מנסיוננו יש כמה עקרונות לפעול על פיהם שיבטיחו את הצלחת הערב:
דיגיטלי או פרונטלי?
שני הפורמטים עובדים וההחלטה צריכה להתקבל בהתאם ליכולות של הארגון. ארוע פרונטלי עולה יותר כסף, מצריך מאמצי הפקה משמעותיים והסיכון ל"קיץ של אביה" גדול יותר. ארוע מקוון לא מאפשר מפגש אנושי, תלוי כולו בטכנולוגיה (וזה לא תמיד הצד החזק שלנו) וקל יותר "להיעלם" מהארוע מבלי שמישהו ירגיש. מה שלא תחליטו- תוודאו שאתם לא יוצרים לעצמכם סיבה ללחץ לא נחוץ.
כמה זמן נשב פה?
למרות הרצון להשקיע בארוע ההזנקה צריך לזכור שהוא פונקציונלי. אל תתנו לארוע לעבור את ה-60 דקות וודאו שהשגרירים.ות יודעים מה צפוי להם במשך הזמן הזה. אפשר, למשל, לציין על הזמנת הארוע את הלו"ז או רשימת הדוברים ולעזור לקהל להבין מראש מה צפוי.
תוכן מדויק או לא לחפור
וזה החלק במאמר שממש כדאי להתרכז: תוכן מדויק אומר איזון בין משבצות התוכן השונות. אני מציע על יחס של 40:60- 40% פלאף (דברי פתיחה, ברכות, סיפור אישי או עדות) ו-60% הדרכה על תפקיד השגריר. במסגרת של 60 דקות זה אומר 20 דק' ראשונות לפלאף ו-40דק' לידע ושאלות.
דוברים מתאימים
אין שאלה שמי שמנהיג.ה את הארגון יהיו במרכז משום שזו תהיה הדמות המובילה של כלל הקמפיין. לא כולנו נולדנו עם כריזמה וקסם אישי ולכן גם דמות מהוועד המנהל תתאים. המטרה היא שהדוברים יסחפו את השגרירים.ות ויעצימו את תחושת האחריות של השגרירים.ות- זה הדלק במנוע שלהם במהלך הקמפיין.
עוד דמות הכרחית היא מוטב.ת של הארגון או של הפעילות אליה מגייסים את התרומות. לשמוע ישירות ממוטבים איך הפעילות השפיעה עליהם לטובה או הביאה שינוי משמעותי יעשה את העבודה יותר טוב מלדבר על הפעילות מבחוץ.
מנהל.ת הקמפיין חייבים להראות את עצמם כדי שהשגרירים.ות יידעו עם מי לעבוד ואל מי לפנות כשיש בעיות.
ואחרונה חביבה היא דמות מקצועית מהפלטפורמה בה ינוהל הקמפיין שתתן הסבר מפורט על השימוש בפלטפורמה, יעני איך בפועל מתרימים.
חשוב מאוד להשאיר זמן לשאלות בסוף ולעודד את השגרירים.ות לשאול אותן.
יש עוד עקרונות שאפשר להשתמש בהם אבל אלה העקרונות הבסיסיים ביותר שיבטיחו שלא תרדו מהפסים רק בגלל ארוע ההזנקה. בכל זאת, העבודה האמיתית מתחילה בסיומו.
רוצים לשמוע עוד על ערבי שגרירים?
